Wie wir in unserem letzten Newsletter berichtet haben, hat das Bundesministerium für Finanzen die Frist für die erstmalige Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer von Gesellschaften und Stiftungen faktisch bis zum 15.8.2018 verlängert. Der erste Lauf des automationsunterstützten Zwangsstrafenverfahrens wird erst ab dem 16.8.2018 beginnen.
Bis zum 15.8.2018 können wir daher für Sie noch erstmalige Meldungen übernehmen. Die bisherigen Erfahrungen haben gezeigt, dass die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers bei komplexen Unternehmensstrukturen anspruchsvoll sein kann. Wir bitten daher um unmittelbare Kontaktaufnahme, falls Sie bei der Feststellung Ihrer wirtschaftlichen Eigentümer und der entsprechenden Eintragung in das Register noch Unterstützung benötigen.
Aber auch nach dem 15.8.2018 bleibt das WiEReG relevant:
- Änderungen von gemeldeten Angaben müssen innerhalb von vier Wochen gemeldet werden (§ 5 Abs 1 Z 3 Schlusssatz WiEReG). Dies betrifft etwa geänderte Beteiligungsverhältnisse oder die Bestellung eines neuen Geschäftsführers im Falle einer subsidiären Meldung. Hinweis: Ab 1.10.2018 werden bei subsidiären Meldungen grundsätzlich keine Aktualisierungen mehr notwendig sein, da die Daten anhand des Firmenbuchs abgeglichen werden (§ 5 Abs 5 idF BGBl 108/2018). Das bedeutet auch, dass in Zukunft bei Personen ohne Hauptwohnsitz in Österreich - im Falle einer subsidiären Meldung - keine zusätzlichen Angaben (wie Kopie des Lichtbildausweises) mehr gemacht werden müssen. Bei direkten und indirekten wirtschaftlichen Eigentümern ohne Hauptwohnsitz in Österreich müssen diese Angaben jedoch weiterhin an das Register übermittelt werden.
- Auch bei der Gründung von neuen Gesellschaften darf auf die WiEReG-Meldeverpflichtungen nicht vergessen werden: Innerhalb von vier Wochen nach der erstmaligen Eintragung in das jeweilige Register (wie Firmenbuch) muss auch die WiEReG-Eintragung erfolgen.
- Die Rechtsträger (die zur Meldung verpflichteten Gesellschaften und Stiftungen) müssen die Kopien der Dokumente und Informationen, die für die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erforderlich sind, mindestens für einen Zeitraum von fünf Jahren nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums der natürlichen Person aufbewahren (§ 3 Abs 2 WiEReG). Es ist folglich notwendig, alle relevanten Unterlagen und die entsprechende Korrespondenz für die Feststellung der Eigentums- und Kontrollstruktur aufzubewahren.
- Mindestens einmal im Jahr muss der Rechtsträger überprüfen, ob sich an der Eigentums- und Kontrollstruktur etwas geändert hat. Eine Meldung an das Register ist jedoch nur im Falle einer tatsächlichen Änderung vorzunehmen. Trotzdem sollte intern jedenfalls dokumentiert werden, dass die Sorgfaltspflichten erfüllt wurden (etwa über eine entsprechende Korrespondenz).
Ab 1.10.2018 können wirtschaftliche Eigentümer einen schriftlichen Antrag für eine Einschränkung der Einsicht in das Register stellen: Es müssen dafür schutzwürdige Interessen des Antragstellers vorliegen. Eine Einschränkung der Einsicht ist laut dem neuen § 10a WiEReG ("Einschränkung der Einsicht bei Vorliegen von außergewöhnlichen Umständen") dann gerechtfertigt, wenn die Einsichtnahme in das Register den wirtschaftlichen Eigentümer einem "unverhältnismäßigen" Risiko aussetzt, Opfer von bestimmten Straftaten (wie Betrug oder erpresserische Entführung) zu werden. Überwiegende schutzwürdige Interessen liegen jedenfalls bei minderjährigen oder geschäftsunfähigen Personen vor. Die Gesetzesänderung (RV 13.6.2018, 190 BlgNR 26. GP) wurde bereits beschlossen.
Wir unterstützen Sie gerne auch in Zukunft bei Fragen in Zusammenhang mit dem WiEReG.