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Neue Anforderungen an e-Rechnungen

publiziert: 
DBJ-Newsletter, 2007
Datum: 
1. Oktober 2007
Will ein Unternehmer die von ihm an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern (Vorsteuerabzug), muss er eine den Voraussetzungen des § 11 UStG entsprechende Rechnung vorweisen können. Diese Rechnungen können - wie in der Praxis bereits sehr verbreitet - auch auf elektronischem Weg oder per Fax übermittelt werden. Freilich gelten dafür besondere Formerfordernisse:

Echtheit und Unversehrtheit der Daten

Eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung wird nur dann vom Finanzamt anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind. Dies kann durch die Verwendung einer sicheren elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG) erreicht werden. Allerdings lässt das Finanzamt auch die Verwendung der „fortgeschrittenen Signatur” nach der Signaturrichtlinie gelten, die geringeren Formerfordernissen unterliegt. Wem eine elektronische Signatur zu aufwändig ist, der kann Rechnungen auch im EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) erstellen.

Jedenfalls unzureichend ist das Versenden unsignierter E-Mail-Rechnungen, die dann beim Empfänger einfach ausgedruckt werden. Hier ist weder die Authentizität noch der Inhalt gesichert. Gleiches gilt für Rechnungen, die mit selbsterstellten Adressleisten am Ende eines E-Mails gemailt werden – diese Kontaktdaten sind keine Signatur im Sinne des Signaturgesetzes.

Verfahrensdokumentation

In jedem Fall müssen bei Online-Rechnungen der Aufbau und der Ablauf des angewandten Verfahrens leicht nachprüfbar sein, damit sie steuerlich akzeptiert werden. Es muss nachvollziehbar sein, auf welche Daten sich die elektronische Signatur bezieht und wer der Signator ist. Weiters darf keine Möglichkeit bestehen, bereits signierte Daten zu verändern. Wichtig sind daher (historische) Verfahrensdokumentationen, die eine Erforschung der tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse durch die Abgabenbehörde (z.B. Betriebsprüfer) ohne Erschwernisse innerhalb angemessener Frist auch für alte Programmversionen ermöglicht (z.B. bei Standardsoftware eine Ablaufbeschreibung des Herstellers einschließlich Datenformat der Rechnung und Signaturformat).

Gutschriften

Werden diese Voraussetzungen sinngemäß erfüllt, dann sind auch Gutschriften (Rechnung wird vom Leistungsempfänger statt vom Leistenden ausgestellt) auf elektronischem Weg zulässig. Gleiches gilt für elektronische Rechnungen, die im Rahmen von Outsourcing durch einen Dritten im Namen und für Rechnung des Leistungserbringers erstellt werden. In so einem Fall müssen sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Leistungsempfänger die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufbewahren (elektronische Signatur und Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren).

Die oben beschriebenen Anforderungen an e-Rechnungen gelten auch für Rechnungen, die per Fax übermittelt werden. Bis zum Ende des Jahres 2007 berechtigen allerdings Faxrechnungen ohne fortgeschrittene Signatur noch zum Vorsteuerabzug – danach läuft die „Gnadenfrist” der Finanzverwaltung aus. Im neuen Jahr sind generell strengere Prüfungen elektronischer Rechnungen zu erwarten.

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