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Gesellschaftsrecht

Datum: 
Freitag, 20. März 2020

Welche Auswirkungen hat die aktuelle Situation auf geplante Hauptversammlungen? Können Generalversammlungen abgehalten werden? Und kommt es zu Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen?

Übersicht

Fragen und Antworten:

Wann sollen wir heuer unsere Hauptversammlung abhalten?

Nach bisheriger Rechtslage muss die ordentliche Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft jedes Jahr innerhalb von acht Monaten nach Ende des Geschäftsjahres stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so haben Sie bis Ende August Zeit.

Im Rahmen einer Gesetzesänderung (2. COVID-19 Gesetz) soll die Frist für die Abhaltung der ordentlichen Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft vorübergehend um vier Monate auf zwölf Monate verlängert werden. Die ordentliche Hauptversammlung muss dementsprechend nicht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, so könnten Hauptversammlungen dann bis Ende Dezember abgehalten werden.

Für Aktiengesellschaften, deren Geschäftsjahr am 30.4.2020 oder später endet, würde sich durch die geplante Gesetzesänderung nichts ändern: Für diese bliebe es bei der Frist von acht Monaten, weil die Bestimmung über die Fristverlängerung mit Ablauf des 31.12.2020 wieder außer Kraft treten soll.

Übrigens:

  • Die Fristverlängerung dürfte nicht für Hauptversammlungen Europäischer Aktiengesellschaften (SEs) gelten, weil die Bestimmung, wonach die ordentliche Hauptversammlung innerhalb der ersten sechs Monate des Geschäftsjahres stattzufinden hat, auf der SE-Verordnung der EU basiert und der österreichische Gesetzgeber diese Bestimmung nicht modifizieren kann.
  • Für GmbHs gilt die Fristverlängerung ebenfalls nicht. Dies mag daran liegen, dass GmbHs regelmäßig weitaus weniger Gesellschafter haben als Aktiengesellschaften Aktionäre. Zudem können bei GmbHs Präsenzversammlungen nach aktueller Rechtslage schon vermieden werden. Generalversammlungen ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer sollen durch das 2. Covid-19 Gesetz weiter erleichtert werden.

Wir würden gerne in den nächsten Wochen eine Hauptversammlung abhalten. Welche Möglichkeiten gibt es, die die Abhaltung einer Hauptversammlung erleichtern?

Ganz generell sollten bei Hauptversammlungen, die heuer abgehalten werden sollen, bei der Vorbereitung folgende Punkte beachtet werden:

  • Prüfen Sie einen Ausweichtermin.
  • Berücksichtigen Sie, dass es Vorschriften gibt, die Veranstaltungen in geschlossenen Räumen untersagen, wenn eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern überschritten wird (aktuell liegt die Grenze bei 100 Personen, dies kann sich aber ändern).
  • Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Räumlichkeiten, in denen die Hauptversammlung stattfinden soll, dass es Vorschriften gibt, die die Einhaltung eines Mindestabstands zwischen Personen vorsehen.
  • Planen Sie Vorkehrungen zum Schutz der Teilnehmer, etwa Hygienemaßnahmen.
  • Bereiten Sie Q&As zu aktuellen Fragen im Zusammenhang mit Covid19 vor, die Sie auf Ihrer Website vorab veröffentlichen, etwa zu Vorkehrungen, die Sie zum Schutz der Aktionäre getroffen haben.
  • Überprüfen Sie die rechtlichen, technischen und personellen Voraussetzungen für eine (erweiterte) Online-Teilnahme an der Hauptversammlung.
  • Erarbeiten Sie einen Plan, um auf unerwartete Situationen spontan reagieren zu können. Das kann einen kurzfristigen Ausfall von Organträgern oder dem Notar in der Hauptversammlung betreffen oder das Auftreten von Krankheitssymptomen bei einem der Teilnehmer während der Hauptversammlung.

Kann eine Hauptversammlung oder Generalversammlung verschoben werden?

Eine Hauptversammlung oder Generalversammlung kann verlegt oder abberaumt werden. Dazu berufen ist grundsätzlich derjenige, der die betreffende Hauptversammlung oder Generalversammlung einberufen hat. In der Regel wird dies bei der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft der Vorstand, allenfalls der Aufsichtsrat sein; bei der Generalversammlung der GmbH sind dies in der Regel der oder die Geschäftsführer.

Die Verschiebung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft darf nicht willkürlich erfolgen, sondern muss sachlich begründet sein. Der Schutz der Aktionäre und Mitarbeiter der Gesellschaft vor einer Ansteckung mit dem Coronavirus (Covid-19) stellen zweifellos einen sachlichen Grund dar. Ebenso wenig ist es im Interesse der Gesellschaft gelegen, wenn eine Vielzahl von Aktionären aufgrund von zB "Ausgangsverboten" oder Reisebeschränkungen nicht an der Hauptversammlung teilnehmen kann.

Die Gründe, die zur Entscheidung der Abberaumung oder Verlegung der Haupt- und Generalversammlung geführt haben, sollten nach allgemeinen Regeln dokumentiert werden. Wenn die Abberaumung oder Verlegung aufgrund behördlicher Anordnung erfolgt, wird ein Hinweis auf diese Anordnung genügen.

Was ist bei einer Verschiebung einer Hauptversammlung oder Generalversammlung zu beachten?

Besondere Formvorschriften für die bloße Abberaumung einer Haupt- oder Generalversammlung sind nicht zu beachten. Zielführend ist es, dieselben Kommunikationswege zu wählen, die für die Einberufung der Haupt- oder Generalversammlung gewählt wurden. Letztlich kommt es darauf an, dass Kommunikationswege gewählt werden, die eine möglichst große Anzahl an Aktionären erreichen (zB über die Website des Unternehmens).

Wird die Haupt- oder Generalversammlung nicht nur abberaumt, sondern zugleich zurückverlegt, so stellt die Zurückverlegung gleichzeitig die Einberufung einer neuen Haupt- oder Generalversammlung dar, weshalb die Terminverschiebung so zeitgerecht zu erfolgen hat, dass sie bezogen auf den neuen Termin die Einberufungsfristen wahrt. Diesfalls sind daher auch die Formvorschriften zu beachten, die bezogen auf die betreffende Aktiengesellschaft oder GmbH allgemein gelten.

Welche Ersatztermine kommen für Haupt- und Generalversammlungen in Frage?

Im GmbH-Recht ist bei der Terminfindung für Generalversammlungen auf bekannte Verhinderungen der Gesellschafter Rücksicht zu nehmen ist. Reisebeschränkungen oder andere Maßnahmen, die Gesellschaftern die Teilnahme an der Generalversammlung erschweren oder diese unmöglich machen, müssen daher beachtet werden, wenn es um die Festlegung eines (Ersatz-)Termins für Generalversammlungen geht.

Bei der Festlegung eines Ersatztermins für eine Hauptversammlung ist zu berücksichtigen, dass zwischen der Einberufung und der HV kein unangemessen langer Zeitraum liegt. Alles über zwei Monate ist kritisch zu sehen.

Für die Dauer von Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Coronavirus (Covid-19), die die Bewegungsfreiheit von Aktionären und Gesellschaftern bzw deren Vertreter erheblich einschränken, erscheint auch nach bisheriger Rechtslage eine Verlegung der ordentlichen Haupt- oder Generalversammlung auch über den gesetzlich vorgesehenen 8-Monatszeitraum (für Aktiengesellschaften oder GmbHs) oder den 6-Monatszeitraum (für SEs) hinaus gerechtfertigt.

Nach dem 2. Covid-19 Gesetz ist geplant, dass die Frist für die Abhaltung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft verlängert werden soll, sodass diese nicht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden muss. Entspricht daher das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, könnten Hauptversammlungen dann anstatt bis Ende August sogar bis Ende Dezember abgehalten werden. Wir werden Sie hinsichtlich weiterer diesbezüglicher Entwicklungen informieren (bitte sehen Sie auch die Ausführungen oben).

Müssen Generalversammlungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Videokonferenz möglich?

Dabei ist zu unterscheiden: es gibt Generalversammlungen, die von einem Notar protokolliert werden müssen, zB wenn eine Änderung des Gesellschaftsvertrags, eine Kapitalerhöhung oder eine Verschmelzung beschlossen werden soll. Generalversammlungen, die ohne Beiziehung eines Notars abgehalten werden können, können zB auch im Wege einer Videokonferenz abgehalten werden, wenn alle Gesellschafter damit einverstanden sind. Dies sieht auch die durch das 2. Covid-Gesetz geplante Änderung ausdrücklich vor, derzufolge Generalversammlungen in der Form einer qualifizierten Videokonferenz abgehalten werden können soll. Es kann aber notwendig sein, bestimmte Beschlüsse noch im Umlaufweg zu dokumentieren (siehe dazu sogleich). Ist die Beiziehung eines Notars erforderlich, können Generalversammlungen auch auf Basis (schriftlicher) Vollmachten abgehalten werden. Dies kann etwa bei in Konzernen geplanten Umstrukturierungen die Durchführung eines solchen Projekts ermöglichen.

Können wir statt einer Generalversammlung auch Umlaufbeschlüsse fassen?

Auch hier gilt: es gibt gewisse Beschlüsse, die müssen im Rahmen einer von einem Notar beurkundeten Generalversammlung gefasst werden, zB Änderung des Gesellschaftsvertrags, Kapitalerhöhung oder Verschmelzung. Andere Beschlüsse können im Umlaufweg gefasst werden. Zum Teil ist aber die Beglaubigung der Unterschriften der Gesellschafter erforderlich, insbesondere bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Firmenbuch angemeldet werden müssen, etwa die Bestellung von Geschäftsführern. Wieder andere Beschlüsse können auch formlos im Umlaufweg gefasst werden. So können zB Beschlüsse über Genehmigungen von zustimmungspflichtigen Geschäften oder Weisungen an die Geschäftsführer auch per E-Mail gefasst werden.

Müssen Hauptversammlungen physisch abgehalten werden?

Aufgrund der jüngsten Entwicklungen, zu denen auch ein Versammlungsverbot und Reisebeschränkungen zählen, ist es Aktiengesellschaften in der derzeitigen Situation praktisch kaum möglich, eine Hauptversammlung abzuhalten. Auf das Recht der Aktionäre auf physische Teilnahme an der Hauptversammlung kann aber auch in Zeiten der Coronavirus-Krise grundsätzlich nicht verzichtet werden. Das Aktiengesetz sieht zwar die Möglichkeit vor, Hauptversammlungen online (d.h. Satellitenversammlungen, Fernteilnahme oder Fernabstimmung) abzuhalten.

Bei der Fernteilnahme wird Aktionären die Teilnahme an der Hauptversammlung mittels einer akustischen und allenfalls auch optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit ermöglicht (sohin Videokonferenz), sodass Aktionäre dem Verlauf der Verhandlungen folgen und sich, sofern ihnen der Vorsitzende das Wort erteilt, selbst an die Hauptversammlung wenden können. Bei der Fernabstimmung hingegen übermitteln die Aktionäre ihre Stimmen auf elektronischem Weg an die Gesellschaft (zB Stimmabgabe über das Internet (mit individuellen Zugangscodes oder anderweitiger Authentifizierung) oder per E-Mail).

Die Satzung kann zudem vorsehen, dass die Aktionäre durch die Abstimmung per Brief an der Hauptversammlung teilnehmen können. Dafür ist den Aktionären von der Gesellschaft ein entsprechendes Formular samt allen angekündigten Beschlussvorschlägen zur Verfügung zu stellen.

Damit diese Möglichkeiten in Anspruch genommen werden können, sind allerdings entsprechende Regelungen in der Satzung vorzusehen, die in vielen Fällen nicht vorhanden sind. Nach der geplanten Gesetzesänderung durch das 2. Covid-19 Gesetz ist daher nun vorgesehen, dass Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Gesellschaften für die Zeit der Coronavirus-Krise auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können. Demnach müssten daher Hauptversammlungen – auch ohne entsprechende Satzungsregelung – nicht mehr zwingend physisch abgehalten werden.

Müssen Aufsichtsratssitzungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Videokonferenz möglich?

Aufsichtsratssitzungen einer GmbH oder AG können grundsätzlich auch im Wege einer Videokonferenz abgehalten werden. Die Entscheidung, ob eine Beschlussfassung im Aufsichtsrat außerhalb einer Sitzung stattfinden soll, obliegt mangels abweichender Regelung im Gesellschaftsvertrag bzw in der Satzung oder der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats dem Vorsitzenden. Dabei ist zwischen einer einfachen und qualifizierten Videokonferenz zu differenzieren:

  • Wenn für alle Teilnehmer jeweils gegenseitige Sicht- und Hörbarkeit gegeben ist, die audiovisuelle Qualität ein authentisches Erfassen der Einzelheiten menschlicher Mimik, Gestik und Intonation ermöglicht und die Kommunikation vor einem Zugriff Unbefugter geschützt ist, liegt eine sogenannte qualifizierte Videokonferenz vor. Eine solche qualifizierte Videokonferenz ist einer Sitzung unter Anwesenden gleichwertig und zählt daher als eine der vier gesetzlich vorgeschriebenen Sitzungen.
  • Daneben gibt es andere Konferenzschaltungen, die eine oder mehrere der oben genannten Kriterien nicht erfüllen, aber grundsätzlich eine Bild- und Tonübertragung der kommunizierenden Personen in Echtzeit ermöglichen. Diese einfachen Videokonferenzen sind einer physischen Abhaltung einer Aufsichtsratssitzung nicht gleichwertig und zählt daher nicht als eine der vier gesetzlich vorgeschriebenen Sitzungen.

Sofern daher die Durchführung einer qualifizierten Videokonferenz nicht möglich ist, kann beispielsweise eine informelle Beratung mit Hilfe der genannten Medien (Telefonkonferenz, Videokonferenz) abgehalten und anschließend ein entsprechender schriftlicher Umlaufbeschluss gefasst werden.

Um eine Aufsichtsratssitzung im Wege einer einfachen Videokonferenz abhalten zu können, müssen alle Aufsichtsratsmitglieder einverstanden sein, dh die Aufsichtsratsmitglieder können der Abhaltung einer Aufsichtsratssitzung im Wege einer einfachen Videokonferenz widersprechen. Hingegen ist eine qualifizierte Videokonferenz einer Sitzung unter Anwesenden gleichwertig und es besteht daher kein Widerspruchsrecht der Aufsichtsratsmitglieder.

Nach der geplanten Gesetzesänderung durch das 2. Covid-19 Gesetz können Versammlungen von Organmitgliedern von Gesellschaften, also zB Aufsichtsratssitzungen, für die Zeit der Coronavirus-Krise auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden. Demnach müssen generell Aufsichtsratssitzungen– auch ohne entsprechende Satzungsregelung – nicht mehr physisch abgehalten werden.

Müssen Vorstands- bzw Geschäftsführersitzungen physisch abgehalten werden oder ist zB auch eine Telefon- oder Videokonferenz möglich?

Die Form der Willensbildung für Sitzungen des Vorstands einer AG bzw der Geschäftsführer einer GmbH ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Demnach ist die physische Anwesenheit nicht zwingend erforderlich, sodass die Willensbildung auch über moderne Kommunikationsmittel (Videokonferenz, Telefonkonferenz, E-Mail, Telefax etc) mit ausreichender Zuverlässigkeit und Mitwirkungsmöglichkeit für jedes Mitglied organisiert werden kann.

Können wir statt einer Generalversammlung auch Umlaufbeschlüsse fassen?

Auch hier gilt: es gibt gewisse Beschlüsse, die müssen im Rahmen einer von einem Notar beurkundeten Generalversammlung gefasst werden, zB Änderung des Gesellschaftsvertrags, Kapitalerhöhung oder Verschmelzung. Andere Beschlüsse können im Umlaufweg gefasst werden. Zum Teil ist aber die Beglaubigung der Unterschriften der Gesellschafter erforderlich, insbesondere bei solchen Beschlüssen, die zur Eintragung in das Firmenbuch angemeldet werden müssen, etwa die Bestellung von Geschäftsführern. Wieder andere Beschlüsse können auch formlos im Umlaufweg gefasst werden. So können zB Beschlüsse über Genehmigungen von zustimmungspflichtigen Geschäften oder Weisungen an die Geschäftsführer auch per E-Mail gefasst werden.

Was ist, wenn sich einer der Gesellschafter weigert, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen?

Grundsätzlich ist Voraussetzung für eine Beschlussfassung im Umlaufweg, dass alle Gesellschafter mit dieser Form der Beschlussfassung einverstanden sind. Stimmt ein Gesellschafter nicht zu, ist eine Generalversammlung einzuberufen. Aus der Treuepflicht wird man ableiten können, dass Gesellschafter verstärkt angehalten sind, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen. Kurzfristig erzwingbar ist das aber nicht. Es kann sich aber die Frage stellen, ob ein Schadenersatzanspruch gegen einen solchen Gesellschafter besteht, wenn durch grundlose Weigerung, einer Beschlussfassung im Umlaufweg zuzustimmen, ein Schaden entsteht, etwa weil in für die Gesellschaft vorteilhaftes Geschäft nicht genehmigt wird.

Kommt es zu Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen?

Ja, es ist mit Verzögerungen bei Firmenbucheintragungen zu rechnen, weil auch die Gerichte derzeit nur sehr eingeschränkt besetzt sind.

Ist das ein Problem, dass es beim Firmenbuch zu Verzögerungen kommt?

Bei der Frage, welche Folgen dies hat, ist zu differenzieren:

  • Es gibt Firmenbucheintragungen, die sind konstitutiv, dh dass ihre Eintragung Wirksamkeitsvoraussetzung ist, etwa Änderung Gesellschaftsvertrag, Kapitalerhöhung oder Verschmelzung.
  • Es gibt aber auch Firmenbucheintragungen, die sind bloß deklarativ, dh die Eintragung ist nicht Wirksamkeitsvoraussetzung, etwa Einreichung Jahresabschluss, Geschäftsführerwechsel oder Gesellschafterwechsel. Eine verzögerte Eintragung kann aber dennoch bestimmte Folgen haben. Einer GmbH gegenüber gilt nämlich derjenige als Gesellschafter, der im Firmenbuch als solcher eingetragen ist. Die Gesellschaft kann aber bereits davor den neuen Gesellschafter zB zu Generalversammlungen zulassen. Bei einem Gesellschafterstreit kann dies aber zB relevant sein. Auch bei einem Geschäftsführerwechsel kann eine verzögerte Eintragung, insbesondere im Streitfall, ein Thema sein. Eintragungspflichtige Tatsachen (wie die Löschung eines Geschäftsführers), die nicht eingetragen sind, können einem Dritten nämlich nicht entgegengehalten werden; dh: wurde ein Geschäftsführer abberufen, seine Abberufung ist aber noch nicht eingetragen, könnte er – Gutgläubigkeit des Vertragspartners vorausgesetzt – für die GmbH noch Verträge abschließen. Er macht sich damit aber schadenersatzpflichtig.

Sind gesetzliche Änderungen für die Zeit der Coronavirus-Krise geplant?

Da das Gesellschaftsrecht bei Versammlungen (zB Aufsichtsratssitzungen oder Hauptversammlungen) größtenteils von einem physischen Zusammentreffen der Personen ausgeht, sieht das 2. Covid-19 Gesetz vor, dass Versammlungen von Gesellschaftern und Organmitgliedern von Gesellschaften für die Zeit der Coronavirus-Krise auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt werden können.  Detailregelungen sind einer Verordnung vorbehalten, über die wir Sie noch gesondert informieren werden.

Zudem wird die Frist für die Abhaltung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft verlängert, sodass diese nicht innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres, sondern innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden muss. Entspricht daher das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, könnten Hauptversammlungen dann anstatt bis Ende August sogar bis Ende Dezember abgehalten werden.

Ihre Ansprechparnter:

Christoph Brogyányi
Leiter der Praxisgruppe Gesellschaftsrecht
T +43-1-533 4795-480
christoph.brogyanyi@dorda.at

Bernhard Rieder
Leiter der Praxisgruppe Gesellschaftsrecht
T +43-1-533 4795-42
bernhard.rieder@dorda.at



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